Täckningsgraden ökade till 99 procent när medicinska sekreterare tog över rapporteringen

Vid kirurgkliniken på Centrallasarettet i Växjö har medicinska sekreterare tagit över ansvaret för rapportering till samtliga kvalitetsregister inom urologi i Kronoberg. Vinsterna är många. För det största registret, Nationella prostatacancerregistret, har täckningsgraden ökat till 99 procent, ledtiderna har kortats och kvaliteten och säkerheten förbättrats.

– Vi ser en stor skillnad i hur vi på bästa sätt kan använda våra kvalitetsregister. Vi har fått en högre och mer korrekt inrapportering och numera får vi kvalitetsdata som är representativ och som kan användas i olika kvalitetsarbeten, säger Joakim Örtegren, överläkare vid sektionen för urologisk kirurgi vid Centrallasarettet i Växjö.

Kopia på listan från patologen

Tid är pengar och varje dag räknas, menar Olga Zajc-Hansson. Hon började som medicinsk sekreterare på kirurgkliniken 2011. Ganska snart flyttades ansvaret för rapportering till vissa kvalitetsregister över från läkare och sjuksköterskor till medicinsk sekreterare. Två år senare utökades hennes arbetsuppgifter och plötsligt hade hon ansvar för sju register. Arbetssituationen blev ohållbar. Inrapporteringar till registren släpade efter, ärenden staplades på hög och det saknades en struktur och ett system för en smidig och säker arbetsprocess.

– Jag behövde göra något och såg flera möjligheter till förbättringar. Stegvis utvecklade jag, i nära samarbete med mina kollegor, en modell som vi i dag arbetar efter.

Arbetsprocessen utgår från den multidisciplinära konferensen (MDK), ett viktigt inslag i bedömning och behandling av patienter med cancer. Från patologen får de medicinska sekreterarna en kopia på listan över de patienter som ska tas upp på konferensen.

– Vi ansvarar för att de blanketter som är kopplade till patienterna och kvalitetsregistret fylls i och blir fullständiga. För att inte missa något lägger vi in bevakningsdatum och ser till samtliga uppgifter registreras.

En första anmälan görs på en diagnosblankett. När alla uppgifter finns tillgängliga fyller sedan sekreterarna i en utrednings- och behandlingsblankett. Om patienten ska opereras registreras det på en särskild operationsblankett med ett bevakningsdatum. Sedan 2017 skickas även en PROM-enkät till patienter som står på väntelista till kirurgi eller strålbehandling.

– Vi har ett mejlsystem med inkorgar för varje register och vi får snabbt en god överblick över hur vi ligger till. Det här gör att vi inte missar några patienter och vi får ett mycket bättre flöde i våra arbetsprocesser, säger Olga Zajc-Hansson.

Dikteringsmall för säkrare rapportering

För att säkerställa en korrekt inrapportering till kvalitetsregistren har Olga Zajc-Hansson utvecklat en dikteringsmall till kirurgerna på kliniken. Det är en sammanställning och standardisering av obligatoriska uppgifter som ska föras in i patientjournalen och som sedan plockas ut för inrapportering till kvalitetsregister.

– Det måste vara klart och tydligt. Operationsberättelser kan vara extremt svårbegripliga. Därför är det viktigt att samma begrepp och uttryck används så att det blir enkelt för oss att identifiera de uppgifter som ska rapporteras till registren.

Sedan 2017 har kirurgkliniken en så kallad PAD-mottagning. Samtliga patienter som diagnostiseras med cancer kallas till mottagningen för ett besked. Vid mötet deltar även en kontaktssjuksköterska. Sedan starten har ledtiden från provtagning till cancerbesked minskat från 27 dagar till 10–15 dagar. Andelen patienter som får en kontaktsjuksköterska med individuell vårdplan är 98 procent.

– De patienter som inte har diagnostiserats med cancer får ett besked per brev och samtidigt en tid för ett uppföljande telefonsamtal med urolog. Vi försöker även ringa dessa patienter för att läsa upp beskedet, säger Olga.

Efter att ha uppnått pensionsålder arbetar hon numera halvtid på kirurgkliniken. Hennes efterträdare, Therese Hallberg, är medicinsk sekreterare på sektionen för urologi och har arbetat nära Olga i drygt två år.

– Det är spännande med kvalitetsregister och arbetet känns både meningsfullt och viktigt. Vi håller koll på många olika delar och följer hela patientflödet. Vi ser exempelvis snabbt om en remiss inte har kommit iväg, och om en patient har avbokat ett besök ordnar vi snabbt en ny tid. Vi blir en slags kvalitetskontrollörer för våra patienter.

Likvärdig och jämlik arbetsprocess

Arbetssättet säkerställer även att arbetsprocessen blir likvärdig och jämlik, menar Therese.

– Alla patienter tas om hand på ett standardiserat sätt och vi missar ingen patient med högriskcancer. Vi kan också erbjuda sektionsledare värdefull statistik med kvalitetsdata. Och hittar vi avvikelser från vårdprogrammen kan vi även påtala detta.

En annan stor fördel med att medicinska sekreterare tar hand om rapporteringen är att risken för att inmatningar blir partiska eller att vissa uppgifter inte kommer med minskar.

– Det kan bli en selektion i vad operatören väljer att rapportera. Om vi ska använda register som ett kvalitetsinstrument är det mer tillförlitligt om andra än operatörer registrerar dessa data, säger Joakim Örtegren.

Nästa steg i klinikens kvalitetsarbete är att utvärdera robotassisterade radikala prostataektomier, en metod för behandling av prostatacancer.

– Vi vill titta närmare på hur och om våra individuella åtgärder och resultat i långa loppet ger en jämnare och bättre kvalitet för patienter. Målet är även här att säkerställa att vi får ett standardiserat arbets- och behandlingssätt.

Joakim Örtegren ser endast fördelar med att låta medicinska sekreterare sköta rapporteringen till kvalitetsregister. Sedan 2019 har de dessutom hand om patientöversikten (IPÖ) och är väl insatta i patientens hela sjukdomsprocess.

– Det är en stor fördel att samma personer arbetar med såväl registren som med patientöversikten. Våra medicinska sekreterare gör ett enastående arbete och vi sparar massor med tid och resurser som vi kan frigöra för våra patienter.